คู่มือ — เบิกเงินคืนพนักงาน — ถ่ายใบเสร็จ อนุมัติ จ่ายคืน ตามเงินจนจบ

พนักงานสำรองจ่ายไปก่อน แค่ถ่ายรูปใบเสร็จให้ AI อ่าน → เข้าคิวอนุมัติ → จ่ายคืนด้วยยอดจริง (ระบบคิดผลต่างให้) แล้วจับคู่กับเงินโอนจริงในธนาคาร พิสูจน์ได้ทุกใบ · เริ่มได้ 2 ทาง: ออฟฟิศตั้งเบิกรอไว้ก่อน หรือพนักงานถ่ายใบเสร็จมาก่อน

1

เปิดเมนู "เบิกเงินคืน" — ด้านบนอธิบาย 2 ทางเริ่ม (ทาง A ออฟฟิศตั้งเบิกก่อน · ทาง B พนักงานถ่ายใบเสร็จก่อน) และมีการ์ดสรุปยอด เบิก / จ่าย / ค้าง / ผลต่าง

2

ทาง B — ไปเมนู "สแกนเอกสาร / ใบเสร็จ" (กลุ่ม ซื้อ / ค่าใช้จ่าย) แล้วถ่ายรูปหรือลากไฟล์ใบเสร็จเข้ามา (ทีละหลายใบพร้อมกันได้) ระบบกันไฟล์ซ้ำให้อัตโนมัติ

3

กด "อ่าน (OCR)" ให้ AI ถอดชื่อร้าน ยอดเงิน วันที่ เลขที่เอกสาร — ตรวจ/แก้ให้ถูกก่อนบันทึกได้เสมอ

4

ที่ช่อง "การใช้งาน (Status)" เลือก "เบิกคืนบริษัท" (หรือกดปุ่ม "ทำเบิกเงินคืน") — ใบเสร็จนี้จะถูกส่งเข้าคิวเบิกเงินคืนทันที

6

กลับมาที่เมนู "เบิกเงินคืน" — ใบเสร็จที่เพิ่งแท็กจะโผล่ในกล่อง "ใบเสร็จรอตั้งเบิก" กด "สร้างใบเบิกใหม่" เพื่อออกใบตั้งเบิกจากใบเสร็จนี้

7

ทาง A — ออฟฟิศตั้งใบเบิกไว้ล่วงหน้าได้ (กันจ่ายแล้วลืม / จ่ายซ้ำ) กรอกยอดที่กะไว้ · ช่อง "ผู้เบิก" เว้นว่างได้ = ใครหยิบไปทำก็มาจับคู่ทีหลังได้

8

ใบที่ยังไม่มีใบเสร็จจะขึ้นป้าย "รอใบเสร็จ" — พอใบเสร็จมา กด "จับคู่ใบที่รออยู่" (จากฝั่งใบเสร็จ) หรือ "แนบใบเสร็จ" (จากฝั่งใบเบิก) เพื่อผูกเข้าด้วยกัน

9

ตรวจใบตั้งเบิกเรียบร้อย กด "อนุมัติ" — สถานะเปลี่ยนเป็น "อนุมัติแล้ว" พร้อมจ่ายคืน (ปฏิเสธก็ได้ถ้าไม่ผ่าน)

10

กด "จ่ายคืน" → ระบบตั้งยอดจ่ายจริงตามใบเสร็จที่แนบให้อัตโนมัติ พร้อมโชว์ผลต่างจากยอดที่กะไว้ · เลือกโอน/เงินสด · แนบสลิปโอนคืนได้ (ระบบเตือนถ้ายอดสลิปไม่ตรง) แล้วยืนยัน

11

ระบบสร้าง "รายการเงินออก" ให้อัตโนมัติ — ไปเมนู "จับคู่รายการ" เพื่อจับกับ statement ธนาคารตอนโอนคืนจริง เป็นการพิสูจน์ว่าจ่ายแล้วจริงทุกใบ

12

รายงานเบิกเงินคืน — ดูราย เดือน / ปี / ค้างทั้งหมด เห็นทุกเคส: ตรงกัน · จ่ายแล้วไม่มีบิล · จ่ายมีผลต่าง · ตั้งเบิกรอใบเสร็จ · ใบเสร็จรอตั้งเบิก พร้อมยอดรวม

13

ครบวงจร — เบิกเงินคืนที่ตามเงินจนจบ ทั้งหลักฐานใบเสร็จ การอนุมัติ เงินโอนจริง และรายงาน เก็บครบพร้อมตรวจสอบย้อนหลัง