คู่มือ — งานของฉัน + สายอนุมัติ — งานไม่หลุด รู้ว่าค้างที่ใคร

บนสุดคือการ์ดสรุป: รอฉันอนุมัติ · ร่าง/ตีกลับของฉัน · บิลครบกำหนด/เกินกำหนด · งานของฉันเกิน SLA — เช้าไหนทุกใบเขียว = สบายใจได้เลย ใต้ลงมาคือรายละเอียดทีละเซคชัน:

1. เมนู ตั้งค่าบัญชี → การ์ดกติกาชั้นการอนุมัติ → เลือกชนิดเอกสาร (ซื้อ/ค่าใช้จ่าย · ขาย · ทุกชนิด) + ยอดตั้งแต่ (บาท) + เลือกผู้อนุมัติชั้น 1 (ชั้น 2-3 ใส่หรือเว้นก็ได้) → กด เพิ่มกติกา
2. ตั้งได้หลายกติกาพร้อมกัน (เช่น ซื้อ ≥ 5,000 ชั้นเดียว · ขาย ≥ 20,000 สองชั้น) — ใบที่เข้าหลายกติกา ระบบใช้กติกาที่เข้มกว่า
3. ไม่ตั้งกติกาเลย = ระบบทำงานแบบเดิมทุกอย่าง ออกเลขได้ตรงๆ

1. น้อง staff สร้างใบกำกับขาย 25,000 ให้ บจ. ลูกค้าดี — ยอดเข้าเกณฑ์ ปุ่มเปลี่ยนเป็นส่งเข้าคิวอนุมัติ (ระหว่างรอใบถูกแช่แข็ง แก้ไม่ได้ — ถอนกลับได้)
2. บนใบขึ้นสายอนุมัติ: ✓ ผ่านแล้ว · ⏳ รอชั้นนี้ · ○ ยังไม่ถึง — ทุกคนเห็นเหมือนกันว่าใบอยู่ตรงไหน
3. หัวหน้าบัญชี เข้าจองานของฉัน เห็นใน "⏳ รอฉันอนุมัติ" → เปิดใบ เจอราคาผิด → กด ตีกลับ พร้อมเหตุผล (บังคับใส่ เช่น "ราคาต่อหน่วยผิด ต้อง 2,500") — ใบกลับเป็นร่าง เด้งไปโผล่ใน "📝 ร่าง/ถูกตีกลับ" ของน้อง staff พร้อมข้อความ
4. staff แก้ราคา → ส่งเข้าคิวใหม่ → หัวหน้ากด อนุมัติ (แนบหมายเหตุได้) → เป็นชั้นสุดท้าย ระบบออกเลข + ลงบัญชีให้ทันที อัตโนมัติ ไม่ต้องกลับไปกดออกเลขอีกรอบ
5. ส่งพลาด/อยากแก้เพิ่มระหว่างรอ: เจ้าของใบกด ถอนกลับมาแก้ ได้ตลอด — สายอนุมัติที่ผ่านแล้วจะเริ่มนับหนึ่งใหม่ตอนส่งอีกครั้ง

1. ที่ใบ (ออกเลขแล้ว) กดปุ่ม ส่ง → หน้าต่างส่งมีเครื่องมือ 3 ปุ่ม: พิมพ์/PDF · เขียนอีเมล (เปิดโปรแกรมเมลพร้อมหัวเรื่อง-เนื้อความ) · แชร์ (มือถือ) ส่งเข้า LINE ได้
2. ส่งจริงแล้วกรอกด้านล่าง: ช่องทาง + ส่งถึงใคร + หมายเหตุ + แนบหลักฐานจากคลังเอกสารได้ ≤10 ไฟล์ (รูปใบตอบรับ สลิป แชท) → กด บันทึกการส่ง — ประวัติการส่งเก็บบนใบทุกครั้ง
3. ถ้างานต่อไปอยู่ที่ผู้รับ (รอลูกค้าเซ็นรับ รอใบสั่งซื้อกลับ) ติ๊ก "ติดธง 🌐 รอตอบกลับจากผู้รับ" — ใบย้ายไปเซคชัน "🌐 รอคนนอกตอบกลับ" และหยุดนับ SLA ของคนใน (หัวหน้าดูตารางทีมจะไม่เห็นว่าใครอืด ทั้งที่จริงรอลูกค้า)
4. ได้คำตอบแล้ว เปิดใบ → กด ✓ ได้รับตอบกลับแล้ว (จบการรอ) — เวลากลับมานับที่คนในตามปกติ

1. ท้ายจอ: รวมใบรออนุมัติ + ร่างทั้งระบบย้อน 6 เดือน จัดกลุ่มตามคนที่งานค้างอยู่ เรียงค้างนานสุดก่อน — คอลัมน์: อยู่ที่ใคร · หน้าที่ · งานค้างกี่ใบ · ค้างนานสุดกี่วัน · เกิน SLA กี่ใบ
2. คอลัมน์ "หน้าที่" มาจากช่องหน้าที่ในจอผู้ใช้งาน — กรอกไว้ให้ครบ ประชุมทีมจะได้คุยกันด้วยข้อมูล ไม่ใช่ความรู้สึก
3. ตัวเลขแดง = เกิน SLA — ก่อนตำหนิใคร เช็คก่อนว่าใบนั้นติดธง 🌐 หรือเปล่า (งานที่รอคนนอกไม่นับความช้าที่คนใน)

ไปต่อ:

ตอนกดปุ่ม ส่ง ที่ใบ แล้วอยากแนบหลักฐาน (รูปใบตอบรับ สลิปโอน ภาพแชท) คุณไม่จำเป็นต้องไปอัปโหลดที่จอ "เอกสาร/ใบเสร็จ" ให้เข้าคลังก่อน — ในหน้าต่างส่งมีปุ่มถ่ายรูป/อัปโหลดใหม่ให้เลย แนบเสร็จในหน้าจอเดียว

1. เปิดใบ (ออกเลขแล้ว) → กดปุ่ม ส่ง → ในหน้าต่างส่ง เลื่อนมาที่หัวข้อ แนบรูป/ไฟล์หลักฐาน
2. ตรงนั้นมี 2 ทางเลือก: ช่อง ค้นหลักฐาน + ปุ่ม ค้น (ดึงไฟล์ที่เคยอยู่ในคลังมาติ๊กเลือก) และปุ่ม อัปโหลดใหม่ (ปุ่มเขียวรูปลูกศรขึ้น) สำหรับไฟล์ที่ยังไม่มีในระบบ
3. กด อัปโหลดใหม่ → บนมือถือจะเด้งให้เลือก "ถ่ายรูป" หรือเลือกจากคลังภาพได้ทันที (รับไฟล์ภาพและ PDF) → เลือกไฟล์ → ระบบอัปเข้าคลังเอกสารให้เอง แล้วติ๊กแนบเข้าใบให้อัตโนมัติ ขึ้นข้อความ "แนบไฟล์ที่อัปโหลดแล้ว ✓"
4. แนบได้ทั้งของใหม่ (อัปโหลดใหม่) และของเก่า (กด "ค้น" แล้วติ๊ก) ปนกันได้ — รวมไม่เกิน 10 ไฟล์ ต่อการส่งหนึ่งครั้ง
5. ครบแล้วกด บันทึกการส่ง — หลักฐานทั้งหมดจะผูกกับประวัติการส่งบนใบ (ถ้าจะติดธง 🌐 รอคนนอก ก็ติ๊กช่องด้านล่างก่อนบันทึกได้เลย)