ต่อจากตอนที่ลูกค้าโอนมา 10,400 แล้วเรากด "รับชำระ" จนใบ IV2569070001 ขึ้นสถานะ "ชำระแล้ว" — พอจ่ายครบทั้งใบ ระบบจะออกใบเสร็จรับเงินให้เองทันที ไม่ต้องมานั่งแปลงเอกสารเองอีกรอบ
เกิดขึ้นเมื่อไหร่ตอนกด "บันทึกรับเงิน" แล้วเอกสารต้นทาง (ใบวางบิล / ใบกำกับภาษี) จ่ายครบ จนสถานะเป็น "ชำระแล้ว" เท่านั้น
ได้อะไรใบเสร็จรับเงินใบใหม่ ออกเลขจริง (เช่น RE2569070001) สถานะ "ออกแล้ว" — คัดลอกรายการ / ลูกค้า / ยอดหัก ณ ที่จ่าย มาจากใบต้นทางให้ครบ อยู่ที่แท็บ ใบเสร็จรับเงิน
ตามด้วยระบบเด้งถามว่า "เปิดพิมพ์ใบเสร็จเลยไหม?" — กดตกลงก็เปิดหน้าพิมพ์ให้ยื่นลูกค้าได้เลย
หน้าตากล่องที่เด้งขึ้นหลังบันทึกรับเงิน:
"บันทึกรับเงินแล้ว ✓ — ระบบออกใบเสร็จรับเงิน RE2569070001 ให้อัตโนมัติ (อยู่แท็บ "ใบเสร็จรับเงิน") — เปิดพิมพ์ใบเสร็จเลยไหม?"
กด ตกลง = เปิดพิมพ์ทันที · กด ยกเลิก = ไว้ค่อยพิมพ์ทีหลัง (ใบเสร็จออกให้แล้วไม่หายไปไหน)
💡 ใบเสร็จรับเงินอัตโนมัติไม่ลงบัญชีซ้ำ — เงินลงสมุดบัญชีไปแล้วตอน "รับชำระ" (Dr เงินฝากธนาคาร / Cr ลูกหนี้) ใบเสร็จเป็นแค่หลักฐานให้ลูกค้า ยกเลิกใบรับเงินเมื่อไหร่ ระบบยกเลิกใบเสร็จตัวนี้ให้คู่กันเองด้วย
⚠️ ออกให้เฉพาะจ่ายครบ — ถ้ารับบางส่วน (ใบขึ้น "ชำระบางส่วน") ระบบยังไม่ออกใบเสร็จอัตโนมัติ รอจนเก็บครบทั้งใบก่อน · และออกให้ใบละครั้ง (ถ้าเคยแปลงเป็นใบเสร็จเองไว้แล้ว จะไม่ออกซ้ำ)
12ค้นเอกสารข้ามงวด — ตัวกรอง "ขอบเขต" งวดนี้ / ทั้งหมด / ยังไม่ปิดบัญชี
เดิมจอ "เอกสารขาย" ผูกกับงวดเดียว (เดือนที่เลือก) — พอใบเสนอราคาออกเดือนก่อนแต่มารับเงินเดือนนี้ ก็ชอบงงว่าใบไปอยู่งวดไหน ตอนนี้มีช่อง "ขอบเขต" อยู่บนหัวตารางให้เลือกได้ 3 แบบ
| เลือก | เห็นอะไร | ใช้ตอนไหน |
|---|
| งวดนี้ (รายเดือน) | เฉพาะเอกสารในเดือนที่เลือกในช่อง "งวด" (แบบเดิม) | ดูงานเดือนปัจจุบัน / กระทบยอดรายเดือน |
| ทั้งหมด (ทุกงวด) | เอกสารทุกเดือน เรียงวันที่ล่าสุดก่อน | ตามหาใบที่จำเดือนไม่ได้ |
| ยังไม่ปิดบัญชี (ค้าง · ทุกงวด) | เฉพาะใบที่ยังไม่จบ — ออกแล้วยังเก็บเงินไม่ครบ / ยังเป็นร่าง / รออนุมัติ ข้ามทุกงวด | ไล่เก็บงานค้างทั้งหมดในทีเดียว |
- เข้าเมนู เอกสารขาย → เลือกแท็บชนิดที่ต้องการ → ที่ช่อง ขอบเขต (ซ้ายสุดของแถวค้นหา) เลือกแบบที่ต้องการ
- พอเลือก "ทั้งหมด" หรือ "ยังไม่ปิดบัญชี" ช่อง งวด จะถูกล็อก (จางลง) เพราะกำลังดูข้ามเดือน — ให้ดูว่าใบอยู่เดือนไหนที่คอลัมน์ "วันที่" แทน
- ยังใช้ช่องค้นหา (เลขที่ / ชื่อลูกค้า) และตัวกรองสถานะร่วมด้วยได้ — ระบบโชว์จำนวนที่เจอ และบอกถ้าผลเยอะเกินให้แคบเพิ่ม
💡 อยากรู้ว่ายังเก็บเงินไม่ครบกี่ใบทั้งบริษัท? เลือก "ยังไม่ปิดบัญชี" แล้วกรองสถานะ "ออกแล้ว" — ได้ลิสต์ใบที่ยังมียอดค้างข้ามทุกงวดในหน้าจอเดียว ใช้คู่กับ aging ในจอ "ลูกหนี้ - เจ้าหนี้" ได้ดี
13คอลัมน์ "อ้างอิง" + ใบเสร็จลอยๆ ที่ "ลงบัญชีทันที"
คอลัมน์ "อ้างอิง" ในตารางเอกสารช่วยให้รู้ว่าใบนี้โยงมาจากไหน โดยไม่ต้องเปิดเข้าไปดู:
- โชว์เลขเอกสารต้นทาง — เช่น ใบเสร็จที่ระบบออกให้ตอนรับเงิน จะอ้างอิงเลขใบกำกับ/ใบวางบิลที่เป็นต้นทาง
- ใบที่รับเงินสดมาตรง ๆ ไม่ผ่านการวางบิล จะขึ้นว่า "รับเงินสด (ไม่ผ่านวางบิล)"
- ใบที่ไม่มีต้นทางและไม่ใช่รับเงินสด = ขีด —
ใบเสร็จลอยๆ — รับเงินมาจริงแต่ไม่เคยเปิดใบวางบิล และไม่อยากออกเป็น "ขายสด"
ปกติ "ใบเสร็จรับเงิน" เป็นแค่หลักฐาน ไม่ลงบัญชี (เงินลงตอนรับชำระใบต้นทาง) — แต่ถ้าคุณสร้างใบเสร็จขึ้นมาลอย ๆ โดยไม่มีเอกสารต้นทางเลย จะมีการ์ดพิเศษให้เลือกลงบัญชีเองได้
- เมนู เอกสารขาย → แท็บ ใบเสร็จรับเงิน → สร้างใหม่ กรอกลูกค้า + รายการตามปกติ
- ในฟอร์มจะเห็นการ์ด "ลงบัญชีทันที — รับเงินโดยไม่เปิดใบวางบิล (ไม่ใช่ขายสด)" — ติ๊กช่องนี้เมื่อรับเงินมาจริงโดยไม่มีต้นทาง
- ติ๊กแล้วมีช่อง "รับเข้าบัญชี (เงินสด/ธนาคาร)" โผล่ขึ้น — เลือกว่าเงินเข้าบัญชีไหน (ค่าเริ่มต้น เงินสด 1010 · เลือกออมทรัพย์/กระแสรายวันได้ถ้าโอนเข้าธนาคาร)
- กด "ออกเลข" → ระบบลงสมุดบัญชีให้ทันที และใบขึ้นป้าย "ลงบัญชี ✓"
ตัวอย่าง: รับเงินสดค่าบริการ 10,700 (รวม VAT แล้ว) เข้าบัญชีออมทรัพย์ 1030 — ระบบลงบัญชีให้แบบนี้ (สมุดขาย):| บัญชี | เดบิต | เครดิต |
|---|
| 1030 เงินฝากธนาคาร – ออมทรัพย์ (บัญชีที่เลือกรับเข้า) | 10,700.00 | — |
| 4100 รายได้จากการขาย | — | 10,000.00 |
| 2150 ภาษีขาย | — | 700.00 |
เหมือนขายสด แต่
ไม่ผ่านลูกหนี้ — ถ้าลูกค้าหัก ณ ที่จ่ายมาด้วย ระบบยังลง Dr 1180 ให้ และบันทึกเข้า
ทะเบียนภาษีถูกหัก ณ ที่จ่ายให้พร้อมออก 50 ทวิ
⚠️ การ์ดนี้โชว์เฉพาะใบเสร็จที่ไม่มีเอกสารต้นทาง — ใบเสร็จที่เกิดจากการรับชำระ/แปลงมาจากใบกำกับ จะไม่มีช่องนี้ (ป้องกันลงบัญชีซ้ำ เพราะเงินลงไปแล้วที่ใบต้นทาง) · ไม่ติ๊ก = ใบเสร็จเป็นแค่หลักฐาน ไม่แตะบัญชีตามเดิม
