พาไล่ทั้งเส้นงานขายด้วยเคสเดียวตั้งแต่ต้นจนจบ: บจ. ลูกค้าดี จ้างติดตั้งระบบ 10,000 บาท เครดิต 30 วัน — ออกใบเสนอราคา แปลงเป็นใบกำกับ ระบบลงบัญชีให้เอง ส่งลูกค้า แล้วรับเงินที่ถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย 3% มาดูกันว่าทุกบาทวิ่งไปไหน
| บัญชี | เดบิต | เครดิต |
|---|---|---|
| 1130 ลูกหนี้การค้า (ลูกค้าติดเงินเรา) | 10,700.00 | — |
| 4100 รายได้จากการขาย | — | 10,000.00 |
| 2150 ภาษีขาย (VAT ที่ต้องนำส่งสรรพากร) | — | 700.00 |
ลูกค้านิติบุคคลจ่ายค่าบริการ ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย 3% ของยอดก่อน VAT: 10,000 × 3% = 300 → โอนจริง 10,700 − 300 = 10,400 (เงิน 300 ที่หายไปไม่ได้หาย — ลูกค้าเอาไปนำส่งสรรพากรแทนเรา แล้วเราได้ใบ 50 ทวิ ไว้เครดิตภาษีปลายปี)
| บัญชี | เดบิต | เครดิต |
|---|---|---|
| 1030 เงินฝากธนาคาร | 10,400.00 | — |
| 1180 ภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย (เครดิตภาษีของเรา) | 300.00 | — |
| 1130 ลูกหนี้การค้า | — | 10,700.00 |
ตอนกด "บันทึกรับเงิน" ระบบสร้างรายการรอจับคู่ไว้ให้แล้วโดยอัตโนมัติ — พอถึงรอบนำเข้า statement ธนาคาร (จอ "นำเข้าข้อมูล (CSV)") ระบบจะจับเงินเข้า 10,400 กับรายการนี้ให้เองด้วย ยอด+วันที่+เลขอ้างอิง ที่จอ "จับคู่รายการ" — นี่คือหลักฐานสุดท้ายว่า "เงินถึงบัญชีจริง" ไม่ใช่แค่บันทึกว่ารับแล้ว
| จุดพลาดบ่อย | ทางที่ถูก |
|---|---|
| ออกเลขก่อนตรวจ แล้วอยากแก้ราคา | ตรวจตอนเป็น "ร่าง" ให้จบ — ออกเลขแล้วต้อง void แล้วออกใหม่ (เลขไม่หาย แต่รก) |
| ลูกค้าโอนขาดนิดหน่อยแล้วบันทึกรับเต็ม | บันทึกตามเงินจริง + ใส่ช่องหัก ณ ที่จ่าย — ระบบตัดลูกหนี้ให้ถูกต้องเอง |
| ขายสดแต่ไม่กดรับเงิน | ขายสด (ใบกำกับ/ใบเสร็จขายสด) ก็ต้องกด "รับชำระ" — เงินถึงจะวิ่งเข้าเส้นธนาคาร |
| ลืมใบเสนอราคาค้างร่างเป็นเดือน | จอ "งานของฉัน" โชว์ร่างค้างของแต่ละคน + เกิน SLA ขึ้นแดง |
ไปต่อ:
🛒 งานซื้อ/ค่าใช้จ่าย →🚀 กลับเล่มเริ่มต้นระบบต่อจากตอนที่ลูกค้าโอนมา 10,400 แล้วเรากด "รับชำระ" จนใบ IV2569070001 ขึ้นสถานะ "ชำระแล้ว" — พอจ่ายครบทั้งใบ ระบบจะออกใบเสร็จรับเงินให้เองทันที ไม่ต้องมานั่งแปลงเอกสารเองอีกรอบ
เดิมจอ "เอกสารขาย" ผูกกับงวดเดียว (เดือนที่เลือก) — พอใบเสนอราคาออกเดือนก่อนแต่มารับเงินเดือนนี้ ก็ชอบงงว่าใบไปอยู่งวดไหน ตอนนี้มีช่อง "ขอบเขต" อยู่บนหัวตารางให้เลือกได้ 3 แบบ
| เลือก | เห็นอะไร | ใช้ตอนไหน |
|---|---|---|
| งวดนี้ (รายเดือน) | เฉพาะเอกสารในเดือนที่เลือกในช่อง "งวด" (แบบเดิม) | ดูงานเดือนปัจจุบัน / กระทบยอดรายเดือน |
| ทั้งหมด (ทุกงวด) | เอกสารทุกเดือน เรียงวันที่ล่าสุดก่อน | ตามหาใบที่จำเดือนไม่ได้ |
| ยังไม่ปิดบัญชี (ค้าง · ทุกงวด) | เฉพาะใบที่ยังไม่จบ — ออกแล้วยังเก็บเงินไม่ครบ / ยังเป็นร่าง / รออนุมัติ ข้ามทุกงวด | ไล่เก็บงานค้างทั้งหมดในทีเดียว |
คอลัมน์ "อ้างอิง" ในตารางเอกสารช่วยให้รู้ว่าใบนี้โยงมาจากไหน โดยไม่ต้องเปิดเข้าไปดู:
ใบเสร็จลอยๆ — รับเงินมาจริงแต่ไม่เคยเปิดใบวางบิล และไม่อยากออกเป็น "ขายสด"
ปกติ "ใบเสร็จรับเงิน" เป็นแค่หลักฐาน ไม่ลงบัญชี (เงินลงตอนรับชำระใบต้นทาง) — แต่ถ้าคุณสร้างใบเสร็จขึ้นมาลอย ๆ โดยไม่มีเอกสารต้นทางเลย จะมีการ์ดพิเศษให้เลือกลงบัญชีเองได้
| บัญชี | เดบิต | เครดิต |
|---|---|---|
| 1030 เงินฝากธนาคาร – ออมทรัพย์ (บัญชีที่เลือกรับเข้า) | 10,700.00 | — |
| 4100 รายได้จากการขาย | — | 10,000.00 |
| 2150 ภาษีขาย | — | 700.00 |